LA RÉPONSE DE ME VERDIER : Les heures supplémentaires ouvrent droit à une rémunération plus favorable (taux horaire majoré) et les montants réclamés peuvent en effet représenter une somme très importante.
Tout d’abord, la prescription pour les demandes de rappel d’heures supplémentaires est de trois ans (article L.3245-1 du Code du travail).

Le délai court à compter du jour où le salarié découvre les heures supplémentaires non payées. La demande peut porter sur les sommes dues au titre des trois dernières années à compter de ce jour, ou lorsque le contrat de travail est rompu, sur les sommes dues au titre des trois années précédant la rupture du contrat. Il semblerait que votre salariée soit donc toujours dans les temps. Les heures supplémentaires sont celles réalisées au-delà de 35 heures hebdomadaires.

Aussi, ne sont considérées comme des heures supplémentaires que les heures de travail consacrées par le salarié, au-delà de la durée légale du travail, à l’exécution de sa prestation de travail sur lesquelles l’employeur peut exercer son contrôle. En aucun cas un salarié ne peut décider unilatéralement d’effectuer des heures supplémentaires. Attention, les juges peuvent cependant considérer que vous avez donné votre accord de manière implicite, par exemple lorsque ces heures supplémentaires sont le résultat de la quantité de travail demandée au salarié, ou qu’elles découlent de la nature de son travail.

En cas de réclamation, je vous conseille donc de vous rapprocher en premier lieu de votre avocat. Il pourra analyser les pièces de votre dossier et apporter une réponse adaptée à votre ancienne salariée, en apportant des justificatifs qui contredisent ses propos.

Contentieux devant le Conseil de Prud’hommes

Le Code du travail prévoit un aménagement de la charge de la preuve en cas de contentieux devant le Conseil de Prud’hommes. Ainsi, l’article L.3171-4 dispose que : « En cas de litige relatif à l’existence ou au nombre d’heures de travail accomplies, l’employeur fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié. Au vu de ces éléments et de ceux fournis par le salarié à l’appui de sa demande, le juge forme sa conviction après avoir ordonné, en cas de besoin, toutes les mesures d’instruction qu’il estime utiles. »

La preuve des heures incombe donc aux deux parties. La jurisprudence est d’ailleurs venue préciser qu’il appartient au salarié qui se prévaut d’heures supplémentaires de fournir préalablement au juge des éléments de nature à étayer sa demande (ex. : décomptes hebdomadaires, courriels, attestations, relevés de pointage, agendas).

Ensuite, c’est à l’employeur de fournir au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié, de la même manière, par tous moyens (ex. : attestations, correspondances, plannings, relevés de pointage). Les bulletins de salaires de vos salariés peuvent aussi démontrer que vous avez l’habitude de rémunérer toute heure supplémentaire. Il est aussi permis de comparer les horaires et les bulletins de deux personnes qui partagent le même poste de travail.

Travail dissimulé

Attention, en cas d’heures supplémentaires non payées, un salarié peut également obtenir une indemnité pour travail dissimulé, correspondant à six mois de salaire (article L.8223-1 du Code du travail). Est considéré comme travail dissimulé, le fait pour un employeur de ne pas mentionner les heures supplémentaires sur le bulletin de paie, et donc d’indiquer un nombre d’heures de travail inférieur à celui réellement accompli. La dissimulation d’emploi salarié est caractérisée quand l’employeur l’a fait de manière intentionnelle. Il encourt pour cela des sanctions pénales et civiles.

Mon conseil

Pour éviter de vous retrouver démuni de preuve en cas de litige, il convient de vous prémunir. Par exemple, en affichant les horaires de chacun de vos salariés sur le lieu de travail et en leur rappelant que le recours aux heures supplémentaires ne se fera qu’à la demande expresse de l’employeur ou de son représentant et que seules ces heures donneront lieu à paiement. Vous pouvez aussi tenir un cahier ou registre des horaires, contresigné par les salariés lorsqu’ils arrivent et quittent l’entreprise, tous les jours ou toutes les semaines.

En tant qu’employeur, veillez aussi à être attentif au planning et à la charge de travail des salariés. À ce titre, il peut être utile de mettre en place une veille, indiquant l’horaire de vos équipes pour la semaine et le nombre d’heures effectuées par chaque salarié.

Maître Verdier. Contact : laurent.verdier@les-associes.com